Ook de gemeente Rotterdam doet mee aan een blockchain pilot van de Rijksoverheid. De proef draait om het organiseren van het onderhoud aan de brandweerwagens van de Veiligheidsregio Rotterdam. Het onderhoud aan de voertuigen wordt uitgevoerd door Roteb Lease, een dienstverlenend bedrijf van de gemeente Rotterdam. Roteb Lease is gespecialiseerd in het leasen van bijzondere voertuigen en is verantwoordelijk voor het beheer. Naast het onderhoud aan brandweerwagens onderhoudt Roteb Lease ook ambulances, vuilniswagens, hoogwerkers en bestelbussen. Het bedrijf maakt gebruik van moderne werkplaatsen en heeft niet alleen de nodige “knowhow” in huis op het gebied van onderhoud aan voertuigen, maar ook levert Roteb Lease kwaliteit op het gebied van schadeherstel en constructiewerk.

Omslachtig financieel-administratief proces

Roteb Lease levert voornamelijk diensten aan andere gemeenten en (semi)overheidsinstellingen. De Veiligheidsregio Rotterdam heeft een wagenpark met 43 brandweerauto’s, waarvan er 2 op reserve staan. Roteb Lease onderhoudt deze voertuigen continu, en is het bedrijf verantwoordelijk voor de bepakking en alle componenten van de brandweerwagens. Op iedere bluswagen bevinden zich wel 300 verschillende onderdelen en dat is erg veel. Uiteraard is het heel belangrijk dat iedere bluswagen altijd compleet is en over alle noodzakelijke componenten beschikt. Het financieel-administratieve proces dat bij het onderhoud van dergelijke voertuigen komt kijken, is op dit moment niet erg goed gestroomlijnd. Het is inefficiënt, arbeidsintensief en de kosten zijn hoog.

Voertuigen worden minimaal 1 keer per jaar binnengebracht

Bij deze blockchain pilot werd gekeken of het mogelijk was om de brandweerwagens digitaal te vertegenwoordigen binnen een decentraal gedistribueerd netwerk, in de vorm van een smart contract. Hierbij zou dan een groot gedeelte van de administratieve handelingen en facturering ten aanzien van het onderhoud, volledig geautomatiseerd moeten worden. Vandaag de dag is het hele proces erg omslachtig. De Veiligheidsregio Rotterdam reserveert maandelijks een bepaald bedrag per brandweerwagen. Het totaal budget van het gereserveerde geld wordt gebruikt voor het onderhoud door Roteb Lease. De jaarlijkse planning voor het onderhoud van de voertuigen wordt geregeld door Roteb Lease en iedere wagen wordt in principe 1 keer per jaar binnengebracht.

Voertuig Management Team

Er wordt een werkorder opgesteld en Roteb Lease controleert de voertuigen op mankementen, schades, vloeistoffen en kijkt of de bepakking-onderdelen compleet zijn. Hierna wordt er wederom een werkorder uitgevoerd. De werkorders worden uitgevoerd op ‘fysiek’ papier. De werkorder gaat nu naar de Chef werkplaats en zet de werkorder in een digitaal systeem, de zogenaamde BATCH. Binnen dit systeem wordt een onderverdeling gemaakt van de kosten die gemoeid zijn met het onderhoud van de brandweerwagens. Alle werkorders worden dagelijks verzonden naar het Voertuig Management Team. Het Voertuig Management Team (VMT) verwerkt de kosten en specificeert deze. Er wordt geregistreerd welke kosten er zijn gemaakt voor bijvoorbeeld nieuwe banden, het schadeherstel, het vervangen van de verlichting en het aanvullen van de bepakkings-onderdelen. Dit is de standaard werkwijze voor het reguliere onderhoud, dat in de overeenkomst tussen de Veiligheidsregio Rotterdam en Roteb Lease is afgesproken.

Roteb Lease vraagt toestemming voor bijzonder onderhoud

Naast het reguliere onderhoud, is er ook sprake van bijzonder onderhoud. De Veiligheidsregio Rotterdam betaalt hiervoor maandelijks een afgesproken bedrag. Het gaat dan voornamelijk om reparaties in verband met schades, storingen en onderhoud aan banden. Ook voor het bijzonder onderhoud stelt Roteb Lease een jaarlijkse planning op en komt iedere brandweerwagen minimaal 1 keer per jaar binnen voor controle. Voor benodigde reparaties die niet binnen de overeenkomst voor het standaard onderhoud vallen, moet door Roteb Lease altijd om toestemming worden gevraagd, om de reparaties uit te voeren. Ook moeten de kosten van de reparaties worden vermeld en moet Roteb Lease aantonen, dat de eventuele schades niet voortkomen uit normaal gebruik van de bluswagens. Pas als de Veiligheidsregio Rotterdam toestemming heeft gegeven voor de herstelwerkzaamheden, dan kan de werkorder worden uitgevoerd.

Financieel risico

De Chef werkplaats plaats de werkorders, die vervolgens worden doorgestuurd naar het Voertuig Management Team. Het Voertuig Management Team moet de reparatiekosten hierna verwerken. De financiële afdeling van Roteb Lease verwerkt alle informatie in facturen en verstuurt deze betaalopdrachten naar de Veiligheidsregio Rotterdam. De Veiligheidsregio Rotterdam maakt gebruik van procuro. Dit is een geavanceerd managementsysteem voor integraal ketenbeheer, dat gebruikt kan worden het betalen van alle facturen. Voor bijzonder onderhoud moet Roteb Lease in principe dus altijd eerst toestemming vragen aan de Veiligheidsregio, maar in de praktijk worden reparaties die niet onder de overeenkomst vallen, eigenlijk altijd zonder expliciete toestemming vooraf uitgevoerd. Het gevolg hiervan is een financieel risico voor Roteb Lease, indien de Veiligheidsregio achteraf niet akkoord gaat met een reparatie en de kosten niet betaalt.

Afgifte certificaat

In sommige gevallen is er sprake van een garantietermijn van een leverancier en deze ontvangt in dat geval de betaalopdracht rechtstreeks van Roteb Lease. Voordat Roteb Lease mag beginnen aan de herstelwerkzaamheden aan de voertuigen, moet de leverancier eerst een goedkeuringsnummer toesturen op basis van een vooraf opgestelde offerte. Nadat het onderhoud is uitgevoerd aan specifieke onderdelen van de brandweerwagens, wordt er een certificaat afgegeven. Deze certificaten zijn het bewijs dat bepaalde reparaties aan voertuigen, ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd en moeten getoond worden aan instanties die zijn belast zijn met controlerende taken. Brandweerwagens komen dagelijks terecht in noodsituaties en komen onderweg allerlei obstakels tegen. De kans op ongevallen en schades ligt dan ook altijd op de loer. Na een ongeval zullen de arbeidsinspectie, de veiligheidsafdeling en de leverancier vragen om toegang tot het certificaat. Deze laatste partij moet op zijn of haar beurt ook zelf een certificaat uitgeven, waarin de kwaliteit van de stalen componenten van specifieke onderdelen wordt gegarandeerd.

Smart contract-code

Bij deze blockchain pilot werd een prototype ontwikkeld van een smart contract, voor een deel van de administratie en facturering, voor het regulier en bijzonder onderhoud. Het smart contract werkt als een transactieprotocol en kan helemaal naar wens worden gemodelleerd. Alle criteria ten aanzien van het onderhoud aan de brandweerwagens worden met smart-contractcode vastgelegd op het blockchainnetwerk. De uitvoering van het smart contract is cryptografisch en algoritmisch bepaald. Alle afspraken die mensen of organisaties met elkaar overeenkomen, worden omgezet in computertaal.

Automatiseren van vertrouwen

De blockchain heeft dan weliswaar de potentie om een heleboel digitale processen beter te organiseren, maar blockchain-systemen digitaliseren ook zaken als “vertrouwen”. Overal waar handel wordt gedreven en waar transacties worden uitgevoerd, is de aanwezigheid van vertrouwen ongetwijfeld de belangrijkste voorwaarde voor het doen van zaken. Daarbij laten we ons vaak leiden door onze intuïtie, onze kennis en ervaring. Ook gaan we af op de reputatie van een eventuele handelspartner. Met blockchain automatiseren we dat vertrouwen en moeten we er maar vanuit gaan, dat de technologie zelf daar op de juiste manier mee omgaat. En dat is best even wennen.

Kijk voor meer informatie op de website van ICTU. Dit is een onafhankelijke advies- en projectenorganisatie binnen de overheid. Deze organisatie helpt de overheid bij maatschappelijke vraagstukken op het gebied van ICT.

Op de hoogte blijven van de ontwikkelingen op het gebied van blockchaintechnologie? Meld je dan nu aan voor de blogpost!